Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes et portée

Velzev Inc. exploite Expense Proof, un service de traitement de reçus et de gestion des dépenses. Cette politique s’applique à l’application mobile, au site Web, au service de suppression de compte, aux API, aux communications et au soutien d’Expense Proof. Notre responsable de la protection des renseignements personnels administre notre programme de confidentialité. Ses coordonnées figurent à la section 16.

2. Renseignements que nous recueillons

Évitez d’inclure des renseignements sensibles dans un reçu, une note ou un message de soutien, sauf si cela est nécessaire à votre utilisation d’Expense Proof.

3. Comment nous les recueillons

• Directement auprès de vous : lors de l’inscription, du téléversement ou de la modification d’un reçu, de l’adhésion à une unité, d’un achat, d’un changement de réglage ou d’une demande de soutien.
• Automatiquement : lorsque le service consigne les renseignements d’authentification, de sécurité, d’appareil, de requête, de notification et de diagnostic nécessaires.
• Auprès de fournisseurs : par exemple, Google peut fournir des données de connexion et d’achat, et RevenueCat des événements validés d’achat ou de remboursement.

4. Utilisation

Nous utilisons les renseignements uniquement à des fins déterminées et raisonnables, notamment pour :

• créer, vérifier, sécuriser et administrer votre compte;
• traiter les reçus, extraire et organiser les dépenses et produire des rapports;
• fournir les fonctions de collaboration que vous choisissez;
• valider les achats, accorder ou reprendre des crédits, traiter les remboursements et prévenir la fraude ou le traitement en double;
• envoyer des avis relatifs au compte, à la sécurité, à la suppression, aux achats et au service;
• offrir du soutien, corriger les erreurs, surveiller la fiabilité et améliorer les fonctions;
• protéger les utilisateurs et respecter nos obligations légales, fiscales, comptables et réglementaires.

Selon le contexte, le traitement repose sur votre consentement, la fourniture du service demandé, nos obligations légales ou des fins légitimes de sécurité et d’exploitation permises par la loi. Vous pouvez retirer votre consentement lorsque la loi le permet, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles; certaines fonctions pourraient alors ne plus être offertes.

5. Communication

Nous ne vendons pas les renseignements personnels et ne les communiquons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle. Nous pouvons communiquer uniquement ce qui est raisonnablement nécessaire :

• Fournisseurs : hébergement, base de données, stockage, courriel, notifications, authentification, traitement des reçus par IA, validation de la facturation, suivi des erreurs et sécurité.
• Membres d’une unité : les personnes avec lesquelles vous partagez volontairement une unité, un reçu ou un rapport peuvent voir ces renseignements et votre rôle.
• Loi et sécurité : lorsque la loi l’exige ou pour protéger les droits, la sécurité, les utilisateurs ou l’intégrité du service.
• Transaction commerciale : lors d’un financement, d’une réorganisation, d’une vente, d’une fusion ou d’un transfert proposé, avec les mesures requises.

6. Traitement des reçus assisté par IA

Expense Proof utilise l’API d’OpenAI pour lire les images et documents de reçus et structurer leur contenu. Le reçu et les instructions connexes peuvent être transmis à OpenAI uniquement pour fournir cette fonction. Les résultats peuvent être inexacts; vérifiez-les avant de vous y fier. Nous n’utilisons pas le contenu des reçus pour la publicité de tiers.

7. Achats Google Play et RevenueCat

Google Play traite les moyens de paiement et fournit l’interface d’achat. RevenueCat nous aide à valider les achats et remboursements. Expense Proof reçoit les métadonnées nécessaires pour accorder ou reprendre des crédits et tenir des registres financiers, mais pas les données complètes de votre carte ou compte bancaire. La suppression du compte Expense Proof n’annule pas automatiquement un abonnement Google Play si des abonnements sont offerts; ils doivent être gérés dans Google Play.

8. Traitement hors Québec ou Canada

Velzev est établie au Canada. Certains fournisseurs peuvent traiter des renseignements au Canada, aux États-Unis ou ailleurs, où ils peuvent être assujettis aux lois et aux règles d’accès légal locales. Avant de recourir à des fournisseurs hors Québec, nous évaluons les facteurs de confidentialité pertinents et appliquons des mesures contractuelles, organisationnelles et techniques adaptées.

9. Conservation

• Compte et reçus : pendant que le compte est actif ou jusqu’à la suppression du document, puis selon notre processus de suppression et le cycle des sauvegardes, sauf obligation légale contraire.
• Demandes de suppression : les dossiers opérationnels sont généralement supprimés dans les 90 jours suivant leur exécution.
• Registres financiers : des données minimales et pseudonymisées d’achat, remboursement, fiscalité et conformité peuvent être conservées jusqu’à sept ans après l’achat ou un remboursement ultérieur.
• Sécurité et diagnostic : seulement pendant la durée raisonnablement nécessaire à la sécurité, au diagnostic, à l’exploitation ou au respect de la loi, puis supprimées ou dépersonnalisées.

Une période peut être prolongée pour une enquête, un litige, une obligation de conservation ou une mesure d’application.

10. Sécurité

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment des connexions chiffrées, des accès restreints, le hachage des mots de passe, des contrôles d’authentification, la validation des transactions et la surveillance. Aucun système n’est entièrement sûr. Utilisez un mot de passe unique, protégez votre appareil et signalez rapidement tout accès non autorisé.

11. Vos choix et droits

Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez demander l’accès ou la rectification, connaître l’utilisation et la communication de vos renseignements, retirer un consentement, demander la suppression ou recevoir les renseignements admissibles dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez contester notre conformité auprès de notre responsable. Vous pouvez modifier votre profil et vos préférences dans l’application. Nous pouvons vérifier votre identité avant de répondre. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou à la Commission d’accès à l’information du Québec.

12. Suppression du compte et des données

Dans l’application, ouvrez Paramètres → Sécurité → Zone de danger → Supprimer le compte. Vous pouvez aussi faire une demande sans réinstaller l’application à partir de notre page publique. Une nouvelle vérification d’identité peut être requise.

La suppression désactive le compte et élimine le profil, l’authentification, les reçus, photos, fichiers, préférences, adhésions, jetons de notification et crédits opérationnels. Vous pourriez devoir transférer la propriété d’une unité partagée. Les registres financiers limités décrits à la section 9 sont dissociés du compte actif et conservés sous forme pseudonymisée lorsque la loi l’exige.

13. Personnes mineures

Expense Proof est destiné aux adultes et ne s’adresse pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements personnels. Si vous croyez qu’une personne mineure nous en a transmis, communiquez avec notre responsable afin que nous prenions les mesures appropriées.

14. Autorisations, notifications et stockage du navigateur

Les autorisations mobiles — caméra, photos, fichiers, notifications ou biométrie — servent uniquement à la fonction choisie et selon les indications du système. Vous pouvez les modifier dans les réglages de l’appareil, mais certaines fonctions pourraient cesser de fonctionner.

L’application Web peut stocker un jeton d’authentification, la langue, le thème et les préférences dans le navigateur afin de maintenir la session et vos choix. Nous n’utilisons pas de témoins publicitaires. Les serveurs peuvent recevoir les renseignements standards de requête et de sécurité décrits ci-dessus.

15. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque nos pratiques, services ou obligations changent. Nous publierons la version révisée ici, modifierons la date et donnerons tout autre avis requis. Un changement important ne s’appliquera pas rétroactivement sans le consentement exigé par la loi.

16. Communiquer avec le responsable

Inscrivez « Demande de confidentialité » dans l’objet et décrivez votre demande. Nous répondrons dans le délai prévu par la loi applicable.