Esta política explica cómo Velzev Inc. (“Velzev”, “nosotros” o “nuestro”) recopila, utiliza, divulga, conserva y protege información personal cuando usas Expense Proof en Android o la web, o cuando te comunicas con nosotros.
1. Quiénes somos y alcance
Velzev Inc. opera Expense Proof, un servicio de procesamiento de recibos y administración de gastos. Esta política se aplica a la aplicación móvil, el sitio web, el servicio de eliminación de cuentas, las API, las comunicaciones y el soporte de Expense Proof. Nuestro Responsable de Privacidad administra nuestro programa de privacidad. Sus datos están en la sección 16.
2. Información que recopilamos
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Cuenta e identidad | Nombre, apellido, correo electrónico, hash de la contraseña, estado de verificación, identificadores del proveedor de acceso, imagen de perfil, identificador interno y estado de la cuenta. No guardamos tu contraseña en texto simple. |
| Recibos y gastos | Fotos y PDF de recibos; comercio, fecha, artículos, subtotal, impuestos, propina, total, moneda, tipo de cambio, método de pago, categoría, notas, correcciones, texto extraído mediante OCR o IA, hash del archivo y estado del procesamiento. |
| Unidades de gastos | Nombres de unidades, membresías, roles, invitaciones, códigos y recibos o informes que decides compartir. |
| Preferencias y seguridad | Idioma, tema, país, región y moneda contable, unidad activa, filtros, configuración de autenticación de dos factores, sesiones y tokens de autenticación. |
| Compras y créditos | Identificadores de producto y transacción de Google Play y RevenueCat, estado de compra o reembolso, precio, moneda, país, impuestos, comisión, créditos otorgados o revertidos y referencia seudónima de la cuenta. No recibimos ni guardamos los datos completos de tu tarjeta o cuenta bancaria. |
| Información técnica y de diagnóstico | Dirección IP, agente de usuario, identificadores de dispositivo o sesión, plataforma, token de notificación, hora y ruta de solicitud, errores, códigos de estado y contexto o pila de diagnóstico. |
| Comunicaciones | Mensajes e información que proporcionas al pedir soporte, informar un problema o presentar una solicitud de privacidad. |
Evita incluir información sensible en un recibo, nota o mensaje de soporte, salvo que sea necesaria para usar Expense Proof.
3. Cómo recopilamos la información
- Directamente de ti: al registrarte, subir o editar un recibo, unirte a una unidad, comprar créditos, cambiar ajustes o pedir soporte.
- Automáticamente: información de autenticación, seguridad, dispositivo, solicitudes, notificaciones y diagnóstico necesaria para operar y proteger el servicio.
- De proveedores: por ejemplo, Google puede proporcionar información de acceso y compra, y RevenueCat eventos validados de compra o reembolso.
4. Cómo usamos la información
Usamos la información solo para fines identificados y razonables, entre ellos:
- crear, verificar, proteger y administrar tu cuenta;
- procesar recibos, extraer y organizar gastos y generar informes;
- ofrecer las funciones de colaboración que decidas usar;
- validar compras, otorgar o revertir créditos, gestionar reembolsos y evitar fraude o entregas duplicadas;
- enviar avisos de cuenta, seguridad, eliminación, compras y servicio;
- proporcionar soporte, corregir errores, supervisar confiabilidad y mejorar funciones;
- proteger a los usuarios y cumplir obligaciones legales, fiscales, contables y regulatorias.
Según el contexto, procesamos información con tu consentimiento, para prestarte el servicio solicitado, para cumplir la ley o por fines legítimos de seguridad y operación permitidos. Puedes retirar tu consentimiento cuando corresponda, sujeto a restricciones legales o contractuales; algunas funciones podrían dejar de estar disponibles.
5. Cuándo divulgamos información
No vendemos información personal ni la compartimos para publicidad conductual entre contextos. Podemos divulgar solo lo razonablemente necesario a:
- Proveedores: infraestructura, bases de datos, almacenamiento, correo, notificaciones, autenticación, procesamiento de recibos con IA, validación de pagos, monitoreo de errores y seguridad.
- Miembros de una unidad: las personas con quienes compartes intencionalmente una unidad, recibo o informe pueden ver esa información y tu rol.
- Fines legales y de seguridad: cuando la ley lo exige o para proteger derechos, seguridad, usuarios o la integridad del servicio.
- Transacción empresarial: durante una financiación, reorganización, venta, fusión o transferencia propuesta, con las salvaguardas correspondientes.
6. Procesamiento de recibos asistido por IA
Expense Proof usa la API de OpenAI para leer imágenes y documentos de recibos y estructurar su contenido. El recibo y las instrucciones relacionadas pueden enviarse a OpenAI únicamente para brindar esta función. Los resultados pueden contener errores; revísalos antes de usarlos. No usamos el contenido de recibos para publicidad de terceros.
7. Compras de Google Play y RevenueCat
Google Play procesa los instrumentos de pago y ofrece la interfaz de compra. RevenueCat nos ayuda a validar compras y reembolsos. Expense Proof recibe los metadatos necesarios para otorgar o revertir créditos y mantener registros financieros, pero no los datos completos de tu tarjeta o cuenta bancaria. Eliminar tu cuenta de Expense Proof no cancela automáticamente una suscripción de Google Play si se ofrecen suscripciones; debes administrarlas en Google Play.
8. Procesamiento internacional
Velzev tiene su sede en Canadá. Algunos proveedores pueden procesar información en Canadá, Estados Unidos u otros países, donde puede quedar sujeta a las leyes y reglas de acceso legal locales. Antes de usar proveedores fuera de Quebec, evaluamos los factores de privacidad relevantes y aplicamos salvaguardas contractuales, organizativas y técnicas apropiadas.
9. Conservación
- Cuenta y recibos: mientras la cuenta esté activa o hasta que elimines el registro; después se borran según nuestro proceso y ciclo de copias de seguridad, salvo obligación legal.
- Solicitudes de eliminación: los registros operativos suelen eliminarse dentro de los 90 días posteriores a completarlas.
- Registros financieros: información mínima y seudonimizada de compras, reembolsos, impuestos y cumplimiento puede conservarse hasta siete años después de la compra o de un reembolso posterior.
- Seguridad y diagnóstico: solo durante el tiempo razonablemente necesario para proteger, diagnosticar y operar el servicio o cumplir la ley; después se elimina o desidentifica.
Un período puede extenderse por una investigación, disputa, retención legal o asunto de cumplimiento.
10. Seguridad
Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas acordes con la sensibilidad de la información, como conexiones cifradas, acceso restringido, hash de contraseñas, controles de autenticación, validación de transacciones y monitoreo. Ningún sistema es totalmente seguro. Usa una contraseña única, protege tu dispositivo y comunícate con nosotros si sospechas acceso no autorizado.
11. Tus opciones y derechos
Sujeto a la ley aplicable, puedes pedir acceso o corrección, conocer el uso y la divulgación, retirar tu consentimiento, solicitar eliminación o recibir información elegible en un formato tecnológico estructurado y de uso común. También puedes cuestionar nuestro cumplimiento ante el Responsable de Privacidad. Puedes actualizar tu perfil y preferencias en la aplicación. Podemos verificar tu identidad antes de responder. Si no estás conforme con nuestra respuesta, puedes comunicarte con la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá o la Commission d’accès à l’information du Québec, según corresponda.
12. Eliminación de cuenta y datos
En la aplicación, ve a Configuración → Seguridad → Zona de peligro → Eliminar cuenta. También puedes solicitarla sin reinstalar la aplicación en nuestra página pública. Podemos pedir una nueva confirmación de identidad.
La eliminación desactiva la cuenta y borra el perfil, autenticación, recibos, fotos, archivos, preferencias, membresías, tokens de notificación y créditos operativos. Tal vez debas transferir la propiedad de una unidad compartida. Los registros financieros limitados descritos en la sección 9 se separan de la cuenta activa y se conservan de forma seudonimizada cuando la ley lo exige.
Solicitar eliminación de cuenta13. Menores
Expense Proof está destinado a adultos y no se dirige a personas menores de 18 años. No recopilamos conscientemente su información personal. Si crees que una persona menor nos dio información, comunícate con el Responsable de Privacidad para que tomemos las medidas apropiadas.
14. Permisos, notificaciones y almacenamiento del navegador
Los permisos móviles, como cámara, fotos o archivos, notificaciones y biometría, se usan solo para la función que elijas y como indique el sistema. Puedes cambiarlos en la configuración del dispositivo, aunque algunas funciones podrían dejar de operar.
La aplicación web puede guardar un token de autenticación, idioma, tema y preferencias en el navegador para mantener la sesión y recordar tus opciones. No usamos cookies publicitarias. Los servidores pueden recibir la información estándar de solicitudes y seguridad descrita anteriormente.
15. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestras prácticas, servicios u obligaciones. Publicaremos aquí la versión actualizada, cambiaremos la fecha y daremos otros avisos cuando se requieran. Los cambios importantes no se aplicarán retroactivamente sin el consentimiento exigido por ley.
16. Contacto con el Responsable de Privacidad
Responsable de Privacidad, Velzev Inc.Correo: support@expenseproof.app
Escribe “Solicitud de privacidad” en el asunto y describe tu solicitud. Responderemos dentro del plazo que establezca la ley aplicable.